Description
actividades
será responsable de administrar y controlar los gastos relacionados con los viajes y otras actividades comerciales de la empresa, incluyendo la revisión y procesamiento de informes de gastos de los empleados, asegurándose de que cumplan con las políticas y procedimientos establecidos.
colaborar con la planificación y coordinación de viajes de negocios, incluyendo la reserva de vuelos, alojamiento y transporte, buscando siempre la optimización de costos y la eficiencia en los itinerarios. Gestión de tarjetas de crédito corporativas, reconciliación de cuentas e identificación de posibles áreas de mejora en los procesos relacionados con los gastos de viaje. Mantener una comunicación efectiva con los empleados y otros departamentos internos, así como contar con un buen conocimiento de las políticas de gastos y sistemas de contabilidad.
*realizar el registro semanal de facturas entregadas por los distintos departamentos de la compañía mediante el programa sap, para garantizar el flujo de pago a los proveedores.
-verificar que los documentos entregados estén completos y correspondan al listado de facturas entregadas; para dar respuesta de confirmación
-verificar los datos de las facturas como fecha, compañía, etc, para garantizar el registro correcto
-hacer el seguimiento de los documentos incorrectos; mediante correos, llamadas y ubicación de quien entregó la factura; para evitar el retraso en registro y pago a los proveedores
*realizar el registro semanal de los viáticos mediante sap para garantizar el pago de los mismos.
-revisar los documentos enviados por los solicitantes de reembolsos, para garantizar estén correctos los montos solicitados con lo facturado; y las cuentas contables donde caerá el gasto
-enviar correo para las actividades de autorización (paquete travel) y coordinación (posteo) de los reembolsos, para finalmente enviarlos al área de tesorería
*realizar la conciliación mensual de cuentas mediante la plataforma blackline para asegurar se encuentren sin ajustes pendientes.
-cotejar los saldos mediante sap y los reportes de reserva para garantizar no haya ajustes sin realizar
-realizar ajustes a las cuentas que lo requieran, mediante movimientos como reversas, para garantizar que las cuentas no contengan saldos que no corresponden a ella
*realizar la revisión mensual en la semana de cierre de los centros de costo para garantizar la distribución correcta de los saldos y materiales.
-revisar centros de costo sin actividad y con actividad, cruce de compañías, saldo de materiales, depreciación; para garantizar la distribución correcta tanto de materiales como saldos
-realizar los ajustes necesarios mediante la utilización de jets; en los centros de costo que pudieran presentar algún error
competencias
-lic. Económico - administrativa
-1-2 años de experiencia en puestos similares
-inglés básico
-manejo de excel, outlook
-preferentemente uso de sap
-conocimientos en impuestos básicos
-revisión y registro de reembolsos de gastos de viaje conforme a política interna
-registro de facturas de proveedores
-creación de órdenes de compra
-reportes de gastos
-apoyo en cumplimiento de auditoría
location(s)
guadalajara