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identificación del puesto
nombre de la posición: auxiliar cuentas por pagar
reporta a: contador de ctas por pagar y tesoreria
grupo de negocio: polymer solution
función / departamento: finanzas
locación: altamira 1
última fecha de revisión: diciembre 2023
objetivo principal
administración y control de pagos para las operaciones realizadas con agentes aduanales, fletes y las relacionadas con la empresa de servicios. Asegurar la integridad de los saldos con proveedores y emrf manteniendo las cuentas al corriente y con el cumplimiento a los lineamentos normativos vigentes.
funciones escenciales
* registro contable y proceso de pago de cuentas de importación y exportación de agentes aduanales, servicios de fletes así como de las operaciones generadas en la compañía prestadora de servicios.
* atención a proveedores.
* elaboración de cheques.
* contabilización de la caja chica.
* registro del iva proveniente de importaciones.
* compensación y control de los anticipos pagados a los agentes aduanales.
* control y análisis de la cuenta emrf en cuanto a fletes y servicios.
* atención a los requerimientos de auditorias: externas, internas y de gobierno corporativo.
* gestión de pagos diarios (rh, logistica y anticipos).
* archivo de documentación.
* apoyo en tomas físicas de inventarios del área de finanzas.
* monitoreo de complementos de pago (regulación fiscal).
responsabilidades
* rinde cuentas ante su jefe inmediato con base al organigrama.
* cumple con la política de sustentabilidad y el reglamento general de control de pérdidas.
* conoce los riesgos de sus actividades y aplica los controles establecidos responsablemente.
* documentar, mantener y mejorar lo que le aplique referente al sistema de autogestión en sst para prevenir, minimizar o eliminar los riesgos asociados con la seguridad y salud en el trabajo.
* recomienda o aporta soluciones a través de los canales establecidos.
* cumple con los objetivos que apliquen en su proceso.
* elabora los registros del sistema de gestión integral de su área.
* identifica los aspectos ambientales de sus actividades.
* participa en el control, monitoreo y medición de los controles operacionales derivados de los aspectos ambientales de su proceso.
* cumplir y llevar a cabo sus actividades en las operaciones y la ejecución de proyectos asignados con base en los lineamientos del sistema de gestión integrado (sgi), en materia de seguridad, salud, medio ambiente y calidad.
* participar y colaborar en las iniciativas promovidas por la organización para fomentar un entorno organizacional favorable en el centro de trabajo, a través del cumplimiento de los valores éticos establecidos.
* abstenerse de realizar prácticas o conductas contrarias al entorno organizacional favorable y actos de violencia laboral.
* colaborar en fomentar y cuidar un entorno organizacional favorable y prevenir actos de violencia laboral.
* participar en los programas de desarrollo, capacitación y/o entrenamiento, para el desarrollo de habilidades, competencias y conocimientos aplicados a mis funciones y responsabilidades, así como participar en las actividades que establezca la empresa para controlar los factores de riesgo psicosocial.
* participar en el desarrollo de metas y objetivos relacionados con indicadores de psm con el fin de facilitar y servir como multiplicadores de la aplicación de psm para el resto de la organización.
* participar en las actividades correspondientes para garantizar efectividad en psm.
alcance y dimensiones del trabajo
* programación y pago de acuerdo a calendario de pagos.
* información financiera confiable y oportuna (cumplimiento a calendarios).
* velocidad de respuesta ante diversidad de tareas (organización y planeación de actividades).
* exactitud en la determinación de registros contables y pagos sobre fechas de vencimientos con base a los calendarios de pagos establecidos.
* análisis de la emrf, verificación oportuna de facturas depuración de saldos improcedentes.
* ejecución de mejoras continuas del proceso financiero y gestión del riesgo del negocio.
* aseguramiento de registros de facturas de proveedores nacionales con cfdi asociados y respaldo en portal.
habilidades y conocimiento requerido
* habilidades administrativas.
* contabilidad general.
* actualizado en temas fiscales.
* manejo de algún erp (preferentemente sap).
* manejo intermedio - avanzado de excel.
relaciones internas y externas
* contralor: solicitud de autorización de pagos, firma de cheques y autorizaciones especiales.
* logistica / embarques: atención a las incidencias encontradas en la facturación de fletes, revisión de la emrf del mismo rubro.
* compras: atención a las incidencias encontradas en la facturación de almacenajes y maniobras, revisión puntual de los problemas de provisión de las cuentas de gastos por operaciones de importación. Revisión de la emrf.
* comercio exterior: atención a las incidencias encontradas en las facturas, bl s y cuentas de gastos resultantes de las importaciones y exportaciones del negocio. Revisión de la emrf.
* recursos humanos: elaboración de cheques de pensiones, pago de impuestos y finiquitos.
* gerente de planta: solicitud de autorización de pagos, firma de cheques y autorizaciones especiales.
* auditores internos: atención a los requerimientos de información.
* almacén: atención de las incidencias encontradas en los arribos, revisión emrf de servicios.
external relation
* proveedores: notificación de pagos, atención de problemas con el portal de facturación, revisión de incidencias de la provisión.
* auditores externos: atención a los requerimientos de información.
* auditores internos: atención a requerimientos de auditoria-proceso de autoevaluación.
idiomas
inglés: sí no nivel: básico intermedio avanzado
otro: nivel: básico intermedio avanzado
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