1. Gestión de agenda y coordinación de reuniones:
* organizar la agenda del director/a, programando reuniones, citas y eventos.
* coordinar reuniones internas y externas con clientes, colaboradores y otros actores clave.
* asegurar la disponibilidad de los participantes y preparar el material necesario para cada reunión (documentos, presentaciones, informes, etc.).
2. Manejo de comunicaciones:
* gestionar la correspondencia de la dirección (correos electrónicos, cartas, mensajes) y priorizar los asuntos urgentes.
* atender y filtrar llamadas telefónicas dirigidas al director/a.
* redactar correos electrónicos, informes y otros documentos oficiales en nombre de la dirección.
* facilitar la comunicación entre los diferentes departamentos de la asociación y sus clientes.
3. Apoyo en la gestión administrativa:
* llevar el control de documentación relevante (convenios de colaboración, acuerdos, facturas, informes) y asegurar su organización y actualización.
* realizar la facturación de servicios y el seguimiento de pagos de los clientes.
* preparar informes de seguimiento y de avance para la dirección y los clientes.
5. Organización de eventos:
* cooperar en la logística de eventos, reuniones de consejo, asamblea, entre otros.
* asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios (materiales, locaciones, equipos audiovisuales).
* gestionar la adecuada comunicación con los consejeros para fijar reuniones.
* levar la minuta en cada una de las reuniones a las que el director asista.
6. Asistencia en la elaboración de propuestas y presentaciones:
* colaborar en la preparación de presentaciones, propuestas comerciales y documentos para aliados, clientes potenciales.
* asistir en la creación de presentaciones para reuniones con aliados, socios estratégicos o juntas directivas.
7. Manejo de confidencialidad y discreción:
* administrar información confidencial y sensible de la asociación, clientes, aliados y proveedores con alto grado de discreción.
* proteger la privacidad de los datos y seguir las políticas internas de confidencialidad.
8. Apoyo en la estrategia y toma de decisiones:
* realizar análisis de información para apoyar a la dirección en la toma de decisiones.
* brindar apoyo en la identificación de oportunidades de mejora en los procesos de asesoría y consultoría.
* realizar estudios comparativos de tendencias en el sector educativo y empresarial para identificar oportunidades de innovación o mejora.
9. Supervisión de tareas delegadas:
* supervisar y dar seguimiento a las tareas delegadas por la dirección al equipo administrativo o a otros departamentos.
* asegurarse de que las tareas se completen dentro de los plazos establecidos y con los estándares de calidad requeridos.
10. Relación con clientes y proveedores:
* actuar como punto de contacto entre la dirección y los consejeros, aliados, resolviendo dudas y gestionando solicitudes.
* mantener relaciones con consejeros y aliados para asegurar el cumplimiento de los acuerdos y la disponibilidad de recursos necesarios para las actividades de la asociación.
habilidades : organizativas, comunicación efectiva, manejo de múltiples tareas y capacidad para trabajar de manera proactiva y autónoma en un entorno dinámico.
tipo de puesto: tiempo completo
sueldo: a partir de $10,000.00 al mes
tipo de jornada:
* lunes a viernes
* turno de 8 horas
escolaridad:
* licenciatura terminada (deseable)
lugar de trabajo: empleo presencial
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