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*description*:rutinas administrativas, gestión de proveedores, mantenimiento, limpieza, jardenería y control de acceso.
garantizar el funcionamiento diario de la oficina, asegurar la perfecta conservación de los ambientes.
monitorear, organizar, controlar y analizar las actividades realizadas por terceros en la oficina.
*activities*site contract administration*- punto focal con la administración del condominio.- seguimiento y administración del contrato de arrendamiento.- control de impuestos prediales, tasas de condominio, utilities y tramitar y actualizar licencia municipal de operación y otras licencias se necesario.- administración de los contratos de servicios para la oficina.- control / administración de documentos legales para el funcionamiento de la oficina.- control de ocupación del site.- elaboración de planillas, gráficos y presentaciones.
*security*- gestión cctv - carnetización, ingresos, cámaras de seguridad.- entrega / control de badge, tag de ingreso, administración de ingresos y bajas.
*safety*- manejo de planos de evacuación y ubicación de elementos de emergencia: promotor de la aplicación del plan de emergencia de evacuación y manejo de desastres en colaboración y coordinación con el centro de control del edificio.- conformación y participación dentro de la brigada de emergencias.
*maintenance*- seguimiento, ejecución y control del cronograma de mantenimiento del site, asegurarse de que el plan de mantenimiento se lleve a cabo y esté actualizado.
gestión del proveedor, incluso el plan anual de fumigación en oficinas.- administración de sistema de alarmas y equipos contra incendios.
*gardening*- reposición de los arranjos florales de las oficinas: concertar la compra y contratar a una empresa especializada para realizar la sustitución cuando sea necesario.
*cleaning*- seguimiento, ejecución y control del cronograma de limpieza del site, asegurarse de que el plan de trabajo se lleve a cabo y esté actualizado.
gestión del proveedor.- control y adquisición (se necesario) de suministros de limpieza.- supervisión del aseo, gestión de desviaciones y busca por mejorias.
*document & asset management*- responsable por el manejo de activos fijos del site (contaje, levantamientos y sistema de booking).- responsable por la gestión de bodegas y parqueaderos en el edificio.- administración de archivo muerto (proveedor iron mountain, al popular) - ex: solicitud de recolecciones, accesos al sistema, busqueda de documentos y así como evaluación periódica de activos.
*general administration*- ser el punto focal con la administracion del site y con la area de fsre y condominio.- atender visitas de gobierno (sat, secretaria del trabajo, bomberos, ayuntamiento, etc.
y tener la documentación regulatoria actualizada para presentarla cuando se requiera).- administración y gestión de pagos de los provedores de la area de fsre (controlar los costos y gastos previstos en el contrato, incluir facturas en el sistema y enviarlas para pago)