Misión del puesto:
coordinar y proporcionar apoyo administrativo y organizacional a la alta dirección, con el objetivo de optimizar el tiempo, mejorar la eficiencia operativa y garantizar que las actividades diarias se desarrollen de manera organizada y eficaz.
actividades del puesto:
operativas
1. coordinar la agenda del vp, development programando citas, reuniones y entrevistas según sea necesario.
2. organizar y preparar las agendas de las reuniones, incluyendo los materiales necesarios y los participantes.
3. planificar, coordinar y organizar los viajes, incluyendo vuelos, alojamiento, transporte, itinerarios y agendas de reuniones en el destino.
4. manejar información de carácter confidencial y sensible con el máximo nivel de discreción y respeto por las normativas de privacidad de la empresa.
5. seguimiento y conciliación de los gastos de los proyectos de construcción, manteniendo registros precisos.
6. coordinar y comunicarse con equipos internos, clientes y socios externos en nombre del director.
7. apoyar en la preparación y gestión de reuniones de integración o celebraciones corporativas.
8. gestionar la participación del vp, development en eventos, asegurando que toda la logística esté organizada y documentada.
9. supervisar el desempeño del equipo de construcción.
administrativas
1. realizar minutas claras y detalladas durante las reuniones para su distribución posterior.
2. preparar informes, presentaciones y documentos de apoyo para reuniones y decisiones estratégicas.
3. realizar investigaciones y recopilar información relevante para apoyar en la toma de decisiones ejecutivas.
4. mantener la documentación y base de datos de los diferentes proyectos de construcción organizada y actualizada.
5. preparar la información para la elaboración de contratos, órdenes de trabajo y/o órdenes de cambio.
funciones genéricas:
1. brindar un servicio excepcional a propietarios, huéspedes, proveedores, visitantes y colaboradores.
2. actuar con esmero y dedicación en las tareas que le sean asignadas y que contribuyan a la misión, alineadas a los valores organizacionales.
3. participar en juntas, actividades de integración, actividades de capacitación, campañas y convocatorias en general a la que sea invitado y que contribuyan al logro de la misión de la empresa.
4. participar en las iniciativas de responsabilidad social y cumplir con los protocolos de seguridad de la empresa.
5. cumplir con el código de ética, reglamento interno del trabajo, políticas, procedimientos y estándares de operación de la empresa.
6. cumplir con el acuerdo de confidencialidad de la información.
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