Coordinador de eventos
*perfil*:
- profesional titulado o trunco de licenciatura mercadotecnia, publicidad, relaciones públicas o afín.
- inglés intermedio
actividades:
- registrar cada evento en el sia: dirección de sede, horarios, precios, teléfono para informes, invitación, patrocinadores, información adicional..
- coordinar con área de marketing el envío de mailing de invitación de cada evento, confirmación de asistencia.
- brindar información telefónica y/o vía correo acerca de cada uno de los eventos a empresas interesadas.
- asesoría y apoyo a socios en el uso del sia: registro de cambios, reservación para asistencia a eventos, contactarlos con finanzas para solicitud de su factura..
- verificar con sistemas cualquier falla, error, omisión de registro, registros sin procedencia, con el fin de que sea un proceso de registro muy sencillo y claro para los socios.
- revisar reportes en el sia de reservados y/o formato, checar que tengan el envío del qrl.
- habilitar cupones en cada evento: patrocinadores, invitados especiales, oradores, prospectos.
- en coordinación con diseño y marketing, preparar el mapa con el seating por mesa.
compartirlo con todo el staff de cámara que vaya a apoyar al evento.
- coordinar el registro en cada evento.
- validar lista final de asistentes con datos completos para compartir con (1) desarrollo de negocios - para envío a patrocinadores; (2) marketing -para envío de encuesta - y (3) finanzas - para cuadrar asistentes vs. facturas
- solicitar cotizaciones y realizar comparativo de precios para selección de sedes y proveedores necesarios como catering, audio, video, flores, registro, fotografía, traducción, mudanza, manteles, mobiliario, entretenimiento, planta de luz, valet parking, seguridad, por mencionar algunos.
- preparar orden de servicio para la sede, enviarla y verificarla.
- preparar bitácora de entrada y salida de proveedores.
coordinación de proveedores en evento.
- proponer roles de staff en cada evento, especificando funciones.
enviarlo por escrito.
- supervisar el montaje y desmontaje de acuerdo a las especificaciones solicitadas.
- recibir el salón de la sede en cada evento y estar en contacto con el staff del hotel.
- definir asientos disponibles y verificar en el evento el no show, checar asientos ocupados vs. orden de servicio.
- revisar el cheque final de la sede.
- entregar sede.
tipo de puesto: tiempo completo, por tiempo indeterminado
sueldo: $17,000.00 al mes
horario:
- lunes a viernes
lugar de trabajo: empleo presencial