.buscamos *asistente administrativo bilingüe (100% dominio de inglés).
*funciones*:- ser el primer punto de contacto y enlace entre el ejecutivo y sus clientes, terceros, proveedores y otros empleados, interactuando con ellos de manera profesional y eficaz- *excelente manejo de inglés oral y escrito y excelente compresión del idioma (indispensable)*:- reunirse con terceros en representación de los ejecutivos para discutir problemas y ofrecer recomendaciones o soluciones.- monitorear memos, entregas y reportes entrantes y salientes.- coordinar los servicios de mensajería y courier.- actualizar y mantener las listas de contacto existentes.- redactar y revisar escritos, reportes, presentaciones y hojas de cálculos- recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.- entregar reseñas y reportes a ejecutivos, comités y juntas directivas.- asegurar que todos los proyectos y tareas sean llevados a cabo a tiempo.- reservar salones de conferencia u otros locales.- confirmar la reservación de salones o locales y coordinar la comida, además de encargarse de la logística del evento.- gestionar las agendas de reuniones asegurando la mayor eficiencia posible.- tomar notas durante las reuniones de trabajo, generar un resumen y distribuirlo entre las personas correspondientes.- encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos.- archivar y organizar documentos físicos y digitales, (mails, reportes y otros documentos administrativos)- actividades administrativas como gestionar el calendario profesional y personal del ejecutivo, así como los requerimientos para reuniones, pautar citas personales y profesionales, coordinando su agenda para asegurar un manejo efectivo de los eventos, escanear documentos, registro y mantenimiento de la base de datos (procesar y registrar información), solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, (reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario), estar al tanto de la estructura organizativa de la empresa, sus políticas y objetivos, gestionar todas las llamadas, mails, correspondencia y faxes entrantes y salientes,- gestionar y realizar reportes de gastos- manejo de central telefónica- tareas contables cuando sea requerido (contabilidad y la facturación)*perfil*:- organizado, capaz de manejar su tiempo efectivamente- detallista y meticuloso: capaz de priorizar tareas debidamente.- manejo de varias tareas al mismo tiempo y de trabajar bajo presión en un entorno dinámico y activo.- excelentes habilidades de comunicación, poseer un discurso claro para la gestión de llamadas (de manera respetuosa, elocuente y eficaz)- altos níveles de iniciativa, flexibilidad y receptividad- ser capaz de adaptarse a distintas situaciones de manera eficaz