Contribuir al eficiente flujo de departamento administrativo y del funcionamiento óptimo de la oficina, así como dar servicio al personal, clientes y visitas de la empresa.
además de proporcionar ayuda para la organización de la logística de las reuniones generales y eventos en general de la compañía.
*actividades del puesto*:
- recibir y atender llamadas telefónicas del conmutador.
- recibir y atender visitas en oficina.
- recibir y atender correos electrónicos diariamente, estar al pendiente y dar seguimiento.
- mantener en orden y limpieza el área de trabajo (recepción) así como de los instrumentos proporcionados por la empresa.
- recibir mensajería y paquetería, clasificar por empresa y ubicar en su espacio correspondiente para que pasen por ella.
- apoyar en caso necesario y que soliciten para el envío de mensajería.
- apoyar a gerente administrativo en actividades que asigne en el momento o con fechas acordadas.
- realizar las reservaciones de hotel fuera de mexicali, sólo dejar en caso necesario en garantía la tarjeta corporativa y avisar que el huésped pagará al llegar.
- recibir y solicitar convenios con hoteles de diversas ciudades, llevar control.
- comprar vuelos solicitados mediante el formato de vuelos, en caso necesario enviarles opciones antes de la compra, realizar el pago con tarjeta corporativa, solicitar factura correspondiente y llevar un control en agenda diaria.
- solicitar requisitos a proveedores para darlos de alta por pago de transferencia.
- gestionar la renta de vehículos para personal que lo solicite siempre y cuando sea autorizado por su gerente.
- levantar pedido de papelería, cotizar, solicitar autorización, comprar, recibir pedido y entregar a los usuarios y/o acomodar en stock y mantener en orden.
- levantar pedido de artículos para limpieza, cotizar, solicitar autorización, comprar, recibir pedido y entregar al personal de limpieza para su almacenamiento.
- levantar pedido artículos para cafetería, solicitar autorización, comprar, recibir pedido y acomodar en stock y mantener en orden.
- recibir conteo de copias de las máquinas rentadas en konica, solicitar tóner para stock y/o consumo.
- mantener control con las notas de venta de los garrafones con agua, estar en comunicación con proveedor y recibir facturación para pasarla a pago.
- recibir y controlar facturas de proveedores, programar para su pago a la empresa correspondiente.
- llevar control de caja chica diariamente, solicitar facturas y/o recibos para solicitar reembolso en cheque todos los días viernes.
- elaboración de formato en excel sobre las facturas de las compras que se realizan con las tarjetas corporativas americanexpress, concentrar archivos pdf y xml de las mismas y llevar control con el estado de cuenta de cada empresa (excepto telcel-mara, excepto cargo pase-contadoras, ellas suben las facturas correspondientes a la carpeta).
- solicitar a mara los estados de cuenta de americanexpress todos los días lunes, para realizar una pre-revisión de gastos y facturación en tiempo.
- facturación non
- stock, de vehículos que las empresas venden a sus empleados y/o externos.
- facturación non
- stock, de equipo de cómputo que las empresas venden a sus empleados y/o externos.
- apoyar en la logística antes de las reuniones de las empresas, compra de vuelos, hospedajes, listado de necesidades para coffee break, colocar cafetería o artículos que se requieran para cada reunión.
- elaborar roominglist con nombres, fechas de llegada-horario, fechas de salida-horario, clave de vuelo, aerolínea, lugar de origen y destino, de cada una de las reuniones de grupo gowan para solicitar las habitaciones en el hotel y traslados cuando aplique.
- apoyar en la logística de eventos propios de la oficina.
- organización de eventos que se requiera apoyo extra.
- actividades que surgen en el transcurso de cada día (hay veces que salen cosas ajenas a nuestra voluntad y/o departamento y hay que darle apoyo).
*requisitos*:
- escolaridad: bachillerato, carrera técnica o licenciatura administrativa o afín.
- horario: 8am-5pm de lunes a viernes
- idiomas*:inglés 80%
- experiência: 1-3 años o más en puesto similar
- ubicación: mexicali, baja california
*conocimientos y habilidades*:
- conocimientos técnicos*:uso de conmutador, manejo de plataforma office, internet, outlook.
- habilidades*:discreción y confidencialidad,excelente actitud de servicio, habilidades de comunicación y escucha activa, empatía, iniciativa, organización, ética profesional y trabajo en equipo.