.contribuir al eficiente flujo de departamento administrativo y del funcionamiento óptimo de la oficina, así como dar servicio al personal, clientes y visitas de la empresa.
además de proporcionar ayuda para la organización de la logística de las reuniones generales y eventos en general de la compañía.
*actividades del puesto*:- recibir y atender llamadas telefónicas del conmutador.- recibir y atender visitas en oficina.- recibir y atender correos electrónicos diariamente, estar al pendiente y dar seguimiento.- mantener en orden y limpieza el área de trabajo (recepción) así como de los instrumentos proporcionados por la empresa.- recibir mensajería y paquetería, clasificar por empresa y ubicar en su espacio correspondiente para que pasen por ella.- apoyar en caso necesario y que soliciten para el envío de mensajería.- apoyar a gerente administrativo en actividades que asigne en el momento o con fechas acordadas.- realizar las reservaciones de hotel fuera de mexicali, sólo dejar en caso necesario en garantía la tarjeta corporativa y avisar que el huésped pagará al llegar.- recibir y solicitar convenios con hoteles de diversas ciudades, llevar control.- comprar vuelos solicitados mediante el formato de vuelos, en caso necesario enviarles opciones antes de la compra, realizar el pago con tarjeta corporativa, solicitar factura correspondiente y llevar un control en agenda diaria.- solicitar requisitos a proveedores para darlos de alta por pago de transferencia.- gestionar la renta de vehículos para personal que lo solicite siempre y cuando sea autorizado por su gerente.- levantar pedido de papelería, cotizar, solicitar autorización, comprar, recibir pedido y entregar a los usuarios y/o acomodar en stock y mantener en orden.- levantar pedido de artículos para limpieza, cotizar, solicitar autorización, comprar, recibir pedido y entregar al personal de limpieza para su almacenamiento.- levantar pedido artículos para cafetería, solicitar autorización, comprar, recibir pedido y acomodar en stock y mantener en orden.- recibir conteo de copias de las máquinas rentadas en konica, solicitar tóner para stock y/o consumo.- mantener control con las notas de venta de los garrafones con agua, estar en comunicación con proveedor y recibir facturación para pasarla a pago.- recibir y controlar facturas de proveedores, programar para su pago a la empresa correspondiente.- llevar control de caja chica diariamente, solicitar facturas y/o recibos para solicitar reembolso en cheque todos los días viernes.- elaboración de formato en excel sobre las facturas de las compras que se realizan con las tarjetas corporativas americanexpress, concentrar archivos pdf y xml de las mismas y llevar control con el estado de cuenta de cada empresa (excepto telcel-mara, excepto cargo pase-contadoras, ellas suben las facturas correspondientes a la carpeta)