Objetivo del puesto
brindar asistencia administrativa, organizacional y personal a la rectoría, asegurando el óptimo funcionamiento de sus actividades diarias con discreción, eficiencia y confianza. Facilitar la comunicación y coordinación con las distintas áreas de la universidad, así como gestionar documentación, agenda, eventos y temas estratégicos con absoluta confidencialidad y profesionalismo.
funciones y responsabilidades
1. gestión administrativa y organizacional
o coordinar y administrar la agenda de rectoría, asegurando una planificación eficiente.
o organizar reuniones internas y externas, gestionando la logística y documentación necesaria.
o filtrar y priorizar la correspondencia, correos electrónicos y llamadas dirigidas a la rectoría.
o elaborar y gestionar oficios, informes y documentos administrativos, asegurando su correcta redacción y presentación.
o coordinar calendario institucional con todas las actividades a realizarse, tanto académicas y administrativas.
2. manejo de información confidencial
o administrar documentos sensibles con estricta discreción y resguardo.
o manejar con total confidencialidad información personal y laboral de la rectora.
o servir de enlace entre la rectoría y otros departamentos, garantizando una comunicación estratégica y segura.
3. relaciones institucionales
o actuar como representante de la rectoría en eventos institucionales cuando sea necesario.
o mantener relaciones de respeto y cordialidad con autoridades académicas, personal administrativo y público externo.
o coordinar reuniones con directivos, asegurando una gestión eficiente.
4. apoyo personal y logística
o brindar apoyo en temas personales de la rectora que sean necesarios para su correcto desempeño laboral.
o organización de archivos y seguimiento de asuntos específicos asignados.
o supervisar que las oficinas de rectoría estén siempre en óptimas condiciones y con los insumos necesarios.
requisitos del puesto
formación académica:
* licenciatura en administración, relaciones públicas, comunicación, derecho, o afines (preferente).
* diplomado en asistencia ejecutiva, gestión administrativa o afines (deseable).
experiencia:
* mínimo 2 años en un puesto similar como asistente de dirección, asistente ejecutiva o asistente personal.
* experiencia en manejo de información confidencial y trato con altos directivos.
conocimientos técnicos:
* gestión de agenda y organización de eventos.
* redacción ejecutiva de documentos y correos.
* manejo avanzado de microsoft office (word, excel, powerpoint, outlook).
* conocimiento en protocolos institucionales y normativas administrativas.
competencias y habilidades claves
* discreción y confidencialidad
* organización y planificación
* habilidad para la gestión de prioridades
* comunicación efectiva y relaciones interpersonales
* capacidad de resolución de problemas
* autonomía y proactividad
* atención al detalle
valores institucionales asociados
el asistente de rectoría debe ejercer su función con total ética, responsabilidad y compromiso con los valores de la universidad de la salud del estado de méxico.
* lealtad y confianza: garantizar el manejo adecuado de información y relaciones.
* excelencia: desempeñar sus funciones con profesionalismo y alto nivel de calidad.
* compromiso institucional: apoyar la misión de la universidad en su crecimiento y consolidación.
* trabajo en equipo: colaborar estratégicamente con todas las áreas para el cumplimiento de objetivos.
condiciones de trabajo
* horario: tiempo completo (lunes a viernes de 8:00 a 16:30 horas)
* ubicación: universidad de la salud del estado de méxico.
* modalidad: presencial
* sueldo propuesto: 13,000-14,000
* prestaciones conforme a la ley y superiores.
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