.
*reporta directamente a*: managing director (md) descripción: atender las necesidades administrativas del director general y brindar apoyo a las diversas áreas de la empresa para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
3. deberes y responsabilidades: cumplir y hacer cumplir las políticas de seguridad, calidad, confidencialidad y ética de la organización.
planificar, coordinar y dar seguimiento a las actividades y reuniones establecidas en la agenda diaria del director general.
administrar documentos dirigidos a o expedidos por parte del área de dirección.
recibir y administrar o distribuir la correspondencia enviada a la empresa o al área.
realizar o modificar todo tipo de documentos, reportes, presentaciones requeridas para el área/director.
atender llamadas y correos recibidos relacionados con las distintas áreas de la empresa, particularmente aquellos dirigidos al área de dirección.participación en eventos o reuniones en representación de la empresa/del área con previa autorización de la dirección.
brindar atención a solicitudes de documentación o información autorizada de la empresa requerida por instituciones u organismos externos.
actualizar información requerida de la empresa o del área (indicadores del glass wall en oficina de dirección, reuniones semanales y mensuales, organigramas, scorecard general, información de dirección en el ims).realizar guías de paquetería, preparar y reunir información del envío y dar seguimiento hasta su entrega coordinar los trámites de documentos oficiales como pasaporte, visas.
solicitud de papelería y material que requiera el área o específicamente el director.
solicitar y coordinar servicios de transportación requeridos por empleados o visitantes.
verificar y administrar documentos que requieren ser firmados o aprobados por el director general.proceso de administración de facturas, gastos, pagos y reembolsos del área o solicitados por el director general.
verificar que se encuentren listas (limpieza, orden, ocupación) las salas de reuniones de la empresa para las juntas del área.
participar en la brigada interna de primeros auxilios, atendiendo a los cursos de capacitación y brindando atención médica básica a los trabajadores durante las horas posteriores a la jornada laboral.
apoyar a los trabajadores en el llenado de formatos, comprobaciones de gastos y solicitudes de materiales.
atender los requerimientos de los visitantes a pmx (impresión o envío de documentos, reservar salas de reuniones, hacer llamadas, cambios o seguimiento a sus estancias).
mantener actualizados los documentos de dirección referentes a procesos, descripciones de puesto y documentación que sea requerida por el sistema de gestión de calidad de la planta.
agendar la revisión por la dirección al menos una vez al año y mantener actualizado el mos.
4