Facilities specialist 2-220005f2
*applicants are required to read, write, and speak the following languages*: english, spanish
*preferred qualifications*
*descripción*:
este puesto tiene funciones/responsabilidades principalmente administrativas sobre los servicios, procedimientos e instalaciones del área de real estate y facilities en la organización oracle de méxico s.a. de c.v. en guadalajara, jalisco.
este puesto establece, verifica y ejecuta tareas relacionadas con el servicio otorgado a clientes internos e instalaciones de uso común.
algunos de estos servicios son: snacks y bebidas, agua potable, papelería general para empleados, servicios de impresión, servicio de café, control de llaves de cubículos/oficinas de empleados, administración del presupuesto, colocación de órdenes de compra, etc.
es su responsabilidad el mantener en óptimo estado de operación las instalaciones, otorgar el mejor servicio a los clientes, atender y orientar en forma y tiempo a los usuarios finales sobre el portafolio de servicios del área, recibir, desarrollar y supervisar el servicio de proveedores (vendor management).
*puesto de naturaleza administrativa, con funciones de*:
- contacto con proveedor y establecimiento de mantenimientos calendarizados para equipos bajo responsabilidad del área de facilites como equipo multifuncional (impresoras) y servicios de impresión (copy center).
- administración del presupuesto para cada servicio bajo su responsabilidad.
- análisis de gastos y seguimiento al gasto de cada orden de compra
- solicitud de cotizaciones, participación en licitaciones
- búsqueda de proveedores
- contacto con proveedor y supervisión del servicio brindado
- llevar métricas a través de reportes con el objetivo de medir el nível de servicio del proveedor pactado mediante el sla (service level agreement, cotización o contrato legal)
- atención a dudas y resolución de problemas de usuarios finales
*reporta a*:
1er línea - gerente de facilities local
2nda línea
- gerente regional de facilities
3era línea - director latinoamérica de facilities
*actividades estrategicas y tacticas*
control y administración básica de proyectos
diseño de formatos de reporte y control de presupuesto
manejo avanzado de excel
creación de planes de comunicación
*habilidades*:
- coordinación de servicios de mantenimiento a equipos.
administración de proyectos relacionados con el área de real estate & facilities.
- comunicación efectiva y asertiva.
con sus gerentes, usuarios, compañeros, administración del edificio y proveedores.
- fuerte habilidad de organización.
organización de actividades, establecimiento de prioridades, atención a reuniones, conferencias telefónicas y cursos.
- alta capacidad de planeación.
- alto sentido de comprensión, servicio y urgencia que representa a los clientes internos
- entendimiento claro del sentido de urgencia y aplicación del mismo cuando se requiera
- compromiso.
altamente comprometido con los resultados para mantener la satisfacción del cliente y elevar los níveles de servicio en función de las necesidades del cliente interno y las políticas y procedimientos de re&f
- trabajo en equipo.
- ser proactivo.
atiende requerimientos de usuarios de diferentes níveles y está en contacto con ellos (peers, junior, senior, gerentes, directores, vp's)
- criterio flexible, abierto y adecuado.
decidir y escalar problemas y tomar decisiones.
contacto con usuarios finales para comunicar si una solicitud es aceptada o rechazada por el área.
- colaboración.
se requiere persona proactiva y profesional.
- servicio al cliente final (empleados usuarios finales) alcance: 600-800 empleados a corto-mediano plazo.
- habilidad para trabajar de manera independiente con la mínima supervisión
- multitareas
- cumplimiento de políticas y procedimientos de la empresa.
- actitud de servicio
- orientación a resultados
- enfoque a clientes y mejora continua
- flexibilidad de horario
- conocimientos de sistemas de administración y control de inventarios
- pensamiento estratégico
- capacidad de rápida para identificar problemas y estructurar soluciones
- creación de planes de proyectos y monitoreo del progreso y avance
- capacidad analítica
- excelente habilidad de comunicación: escrita y verbal
- pensamiento creativo
- disponibilidad para trabajar fuera del horario hábil
- disponibilidad para viajar en caso de ser necesario
- administración del tiempo
*competencias*:
- innovación
- organización y planeación
- calidad en su trabajo
- servicio al cliente
- honestidad e integridad
- negociación
*responsabilidades*:
- contacto frecuente con proveedores
- evalúa y desarrolla proveedores
- establece níveles de servicio con proveedores y da seguimiento al mantenimiento de equipo a su cargo
- atiende a usuarios finales.
evaluación de requerimientos y comunicación activa con su gerente de 1era línea.
- asiste a reuniones o conferencias