Descripción:
responsabilidades de la posición:
responsable de generar y administrar las diferentes bases de datos del área de eventos independientes y contenido: base datos solicitud evento, base datos post eventos, base maestra para construir las métricas mensuales, trimestrales y anual (#eventos, asistentes, presupuesto, tipo eventos), base de datos de las diferentes plataformas de capacitación (centro de aprendizaje, hn grow), así como medir níveles del servicio del área.
será responsable de monitorear gastos vs presupuesto mensual asignado para eventos independientes.
descripción detallada de las responsabilidades:
2.
mantener comunicación con fp&a, contraloría, control interno, operaciones y centros de venta.
para tener una buena administración del presupuesto del área.
3.
ejecutar el sistema de capacitación virtual de forma efectiva desde el contacto de oradores, mc, presentaciones finales y realización de la videollamada final.
4.
encargado de recibir las solicitudes de eventos independientes por parte de los analistas de eventos independientes y asegurar el cumplimiento de la política de eventos independientes.
5.
cuida que las vías para recibir las solicitudes de eventos y post eventos funcionen para la generación de la base de datos.
alimentar la base de datos con la información recibida diariamente: fecha del evento, número de asistentes, orador, sede, etc.
6.
mantener la base de datos actualizada.
7.
encargado de la creación, implementación y mantenimiento de herramientas tecnológicas que faciliten el proceso de registro de eventos y post eventos.
8.
mantiene comunicación vía electrónica con los coordinadores de eventos independientes y regionales para confirmar que la página de eventos independientes funcione correctamente en cuanto a aprobaciones, recepción de solicitud de evento, de post evento, presentaciones, audios, convocatorias, avisos.
10.
crea base solicitud de eventos asegurándose que no haya eventos duplicados, mal registrados y/o que no cumplan con política.
una vez realizada la depuración de la base, la divide y comparte con los analistas de eventos independientes para iniciar el proceso de apoyos.
11.
genera base de datos de post eventos: los recibe mediante la liga de la página, clasifica: mes, si obtuvo apoyo o no y con esta información genera los níveles de servicio del área.
además, esta base la comparte con los analistas de eventos independientes para gestionar la salida de producto del siguiente evento a apoyar.
12.
elabora la base maestra alimentada por base de post eventos, base de solicitud de eventos, base de registro de flyers publicados, base de apoyo a orador y base de salidas de producto.
13.
desarrolla mensualmente la presentación de métricas (número de eventos, número de asistentes, comportamiento por región, gastos vs presupuesto, cantidad de producto desplazado por mes).
14.
solicita a finanzas los folios de los eventos independientes para el control del presupuesto.
15.
verifica la actualización de precios y disposición de producto para eventos independientes con control de inventarios.
16.
concilia gastos de apoyo a orador de acuerdo la información proporcionada por la agencia de viajes y finanzas.
17.
elabora mensualmente la presentación de métricas de las diferentes plataformas de capacitación (centro de aprendizaje y hn grow) para conocer el comportamiento de los distribuidores en el aspecto de los diferentes cursos de entrenamiento ofrecidos.
18.
monitorea los gastos vs presupuesto mensual asignado para eventos independientes.
19.
encargado de conciliar los gastos realizados en el presupuesto anual con fp&a, realizando de forma mensual una junta con las áreas involucradas, para mantener un presupuesto acorde con los gastos realizados por el área.
20.
participa en la creación de contenido durante los diferentes eventos corporativos y locales que se lleven a cabo en la empresa.
21.
envío de los últimos 5 minutos del mes a todos los coordinadores de eventos.
22.
elaboración de los taf de acuerdo con los costos enviados por la agencia y verificar que sean precios dentro del presupuesto.
23.
recibir los pagos de las facturas de los doctores nacionales e internacionales.
24.
de ser necesario generar los diagramas, procesos y controles del área.
25.
envío de las convocatorias de eventos a todos los coordinadores de eventos.
26.
revisar y analizar los conectados a las llamadas de semanales.
27.
mantener contacto con mts para los problemas que surjan con las aplicaciones del área.
responsabilidades de supervisión:
ninguna
calificaciones:
perfil del puesto:
habilidades y competencias:
- trabajo en equipo
- comunicación clara y efectiva
- flexibilidad
- habilidad numérica, de síntesis e interpretación de datos.
- enfoque a procesos y resultados
- habilidad de comunicación.
- iniciativa/creatividad
- sentido de responsabilidad
- organizado y habilidad para dar seguimiento a pro