Titulo del puesto: asistente admon y de recursos humanos ubicación: cdmx
oficina childfund: méxico cargo de manager/supervisor: oficial de administración y rrhh
tipo de puesto: full-time regular tipo de trabajo: on-site
acerca de childfund
childfund es una organización internacional de desarrollo centrada en la infancia que trabaja en 23 países para conectar a los niños con las personas, los recursos y las instituciones que necesitan para crecer sanos, educados, capacitados y seguros, sin importar dónde se encuentren.
valores de childfund
aspiramos a que todas las personas de nuestra organización, participantes en los programas, simpatizantes, personal y voluntarios, se sientan libres, seguras y confiadas en ser ellas mismas. En nuestra cultura de conexión, tendrás amplias oportunidades para crecer, aprender y liderar mientras contribuyes con tus talentos e innovaciones a nuestra inspiradora misión.
compromiso de childfund
childfund international tiene una política de tolerancia cero respecto a la explotación sexual, el abuso y el acoso (por sus siglas en inglés, seah) y todas las demás formas de daño por parte de su personal, socios y otros representantes en la entrega de su misión y servicios para los niños. Childfund está comprometido con la creación de un entorno seguro tanto en el lugar de trabajo como en las comunidades donde entrega programas y servicios. Childfund espera que cada miembro del personal, socio y representante adhiera a este compromiso y garantice que se sigan todas las políticas y estándares organizacionales. Este puesto está sujeto a una serie de verificaciones, incluyendo un chequeo de antecedentes penales y/o divulgación para asegurar que los participantes del programa estén protegidos.
acerca del puesto
realizar funciones administrativas de la organización aplicando las políticas y procedimientos vigentes; incluyendo labores de soporte a adquisiciones- compras, recursos humanos y de servicios de oficina.
experiencia y educación requeridas
* de uno a 3 años de experiencia en puesto similar.
* experiencia en organización de eventos.
* deseable experiencia en recursos humanos.
* deseable experiencia coordinando capacitaciones.
* tener experiencia en gestión y mantenimiento de instalaciones y manejo de flotillas.
* tener habilidades escritas y orales en español. De preferencia tener fluidez en inglés.
* tener dominio de aplicaciones relevantes computacionales y plataformas digitales (hoja de cálculo, bases de datos, teams, zoom)
* tener habilidad de buen manejo de relaciones interpersonales y multiculturales.
responsabilidades principales
* atender a los clientes internos y externos a través de diferentes medios de comunicación como telefonía, atención personalizada y electrónica, para asegurar un servicio al cliente oportuno.
* fungir como recepcionista de la oficina nacional.
* llevar el debido registro de las visitas, asegurando que se cumple con las normas de seguridad.
* llevar control de la correspondencia que ingresa y egresa, asegurando su traslado a los destinatarios y su confidencialidad.
* registro de la huella a los nuevos colaboradores para ingreso a la oficina.
* apoyo a oficial de administración y rh en requisiciones de compra y coordinación, solicitud de facturas y pagos a proveedores.
* apoyar en el manejo de las adquisiciones y gestión de la cadena de suministro (vigilancia del inventario, almacenamiento y distribución de materiales, suministros de oficina y otros).
* apoyar en el manejo de la flota vehicular incluyendo mantenimiento, trámites de matriculación anual y asignaciones de vehículos.
* gestionar procesos de viajes a nivel: cotización, reserva, compra y pago de boletos aéreos.
* coordinar la logística de las capacitaciones y actividades presenciales asignadas para la oficina de país.
* realizar la elaboración de archivos y gestión documental.
administración:
* atender a los clientes internos y externos a través de diferentes medios de comunicación como telefonía, atención personalizada y electrónica, para asegurar un servicio al cliente oportuno.
* fungir como recepcionista de la oficina nacional.
* llevar el debido registro de las visitas, asegurando que se cumple con las normas de seguridad.
* llevar control de la correspondencia que ingresa y egresa, asegurando su traslado a los destinatarios y su confidencialidad.
* registro de la huella a los nuevos colaboradores para ingreso a la oficina.
* apoyo a oficial de administración y rh en requisiciones de compra y coordinación, solicitud de facturas y pagos a proveedores.
* apoyar en el manejo de las adquisiciones y gestión de la cadena de suministro (vigilancia del inventario, almacenamiento y distribución de materiales, suministros de oficina y otros).
* apoyar en el manejo de la flota vehicular incluyendo mantenimiento, trámites de matriculación anual y asignaciones de vehículos.
* gestionar procesos de viajes a nivel: cotización, reserva, compra y pago de boletos aéreos.
* coordinar la logística de las capacitaciones y actividades presenciales asignadas para la oficina de país.
* realizar la elaboración de archivos y gestión documental.
recursos humanos:
* llevar el registro actualizado de vacaciones, permisos, días económicos del personal.
* llevar el control y registro de las hojas de esfuerzo realizando recordatorios al personal para cumplir con el requerimiento mensual.
* coordinar la logística de las actividades de inducción/bienvenida y despedida del personal, de ser necesario.
* asegurar que todos los colaboradores contratados por fondo para niños cuenten con toda la papelería necesaria en sus expedientes. Incluyendo contrato laboral debidamente firmado.
* archivar papelería física en los expedientes del personal y llevar el archivo digital de la papelería de los expedientes de los colaboradores para mantenerlos actualizados.
* coordinar la entrega de las tarjetas de vale a los colaboradores. Llevar control y seguimiento de las tarjetas.
* realizar el vetting y solicitud de referencias para candidatos finalistas de ser necesario.
* otras inherentes al cargo.
competencias requeridas
las competencias básicas de childfund se aplican a todos los roles en childfund y están vinculadas a los valores de nuestra organización y al logro de nuestra estrategia de conexiones en crecimiento 2030. Todas las descripciones de trabajo deben incluir las seis (6) competencias básicas. Agregue competencias técnicas que se relacionen con este puesto específico, como el conocimiento de programas de software específicos o fluidez en idiomas hablados y escritos. Agregue competencias de liderazgo, si aplica, del guía de competencias globales. ¡pida ayuda a recursos humanos si es necesario! Intente incluir solo un requisito de competencia por elemento de la lista.
competencias básicas de childfund
* trabajo en equipo: la capacidad de trabajar de manera efectiva y colaborar con otros; valora y respeta las diferencias individuales.
* comunicación: demuestra empatía y tacto al comunicarse con otros y usa un enfoque de narración cuando es apropiado.
* orientación a resultados: logra las cosas; toma medidas proactivas para alcanzar los objetivos y estándares de calidad de la organización.
* toma de decisiones: utiliza buen juicio, pensamiento crítico y formas no tradicionales para evaluar problemas y oportunidades; reflexiona e innova para mejorar decisiones y resultados.
* resiliencia: prospera y crece en entornos cambiantes, exigentes y complejos.
* alfabetización digital: adopta y promueve nueva tecnología en contextos relevantes, se mantiene al tanto de las tendencias tecnológicas y abraza soluciones tecnológicas para los desafíos empresariales.
otras competencias requeridas
* relacionamiento
* liderazgo
* orden y planificación
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