Descripción:
*deadline para recibir cv´s será el 22 de mayo a las 6:00 pm*
resúmen de las responsabilidades de la posición:
esta posición es responsable de apoyar en la planeación y ejecución previa, durante y posterior a los eventos y viajes de incentivos.
apoyará en actividades administrativas previas al evento y coordinará con otras áreas que los requerimientos se obtengan en los tiempos correctos.
deberá conocer las políticas y procesos corporativos.
podrá mantener contacto directo con el distribuidor así como con otras áreas de la empresa y con proveedores.
descripción detallada de las responsabilidades:
1.
llevar el control administrativo de la responsabilidad asignada en cada proyecto:
elaboración de brief para materiales y ciertos servicios de los eventos como: transportación, materiales, seguridad, etc.
elaboración de requisiciones.
seguimiento al recibimiento de órdenes de compra, facturas, pago a proveedores con sus respectivos comprobantes para cierre del budget
2.
seguimiento con proveedores de actividades designadas: coordinación de llamadas, citas, reuniones, etc.
para la revisión de sus responsabilidades.
3.
conocimiento de las políticas del trato al ds: cf/cc, trato pt´s 30k´s, vacaciones, oradores invitados, compras, parejas de vida, etc.
4.
entregar la información de sus responsabilidades al líder encargado del evento para la presentación general de los eventos.
5.
programas operativos y presentaciones de las actividades asignadas (catering, transportación, actividades especiales, seguridad, registro, etc.)
6.
informar del seguimiento del formato de check list de acuerdo a sus responsabilidades en cada evento.
7.
gestión e interacción del proceso con las áreas que interactúan en la coordinación del evento como: comunicación de flyers, materiales, envíos, registro, expo, producto, etc.
8.
conocimiento y ejecución de los procesos del área: solicitud de producto, materiales, compras, sku´s, etc.
9.
apertura de sku de los entrenamientos, así como el envío diario de la compra y comportamiento vs. año anterior.
10.
captura de encuestas 1 semana después de regresar del evento.
11.
llevar el control y administración de materiales y producto en los formatos establecidos.
12.
supervisar la actividades y apoyos de las comisiones que tengan a su cargo.
13.
envío semanal del status de sus actividades al líder.
14.
conocimiento y apoyo en el cumplimiento de las interdependencias solicitadas a eventos.
15.
elaboración de las minutas de las llamadas/reuniones de los eventos con las distintas áreas
calificaciones:
perfil del puesto:
habilidades y competencias:
- trabajo en equipo
- comunicación clara y efectiva
- flexibilidad
- tolerancia a la frustración y al estrés
- madurez
- puntualidad
- iniciativa/creatividad
- sentido de responsabilidad
- capacidad de reacción
- atención al cliente
idiomas:
- nativo/nativa en español
- nível intermedio en inglés
experiência:
- experiência en realización de eventos o funciones similares mínimo 2 años.
- disponibilidad para viajar, trabajar fines de semana y horas extras
- manejo paquetería office
educación:
- licenciatura en turismo, administración o afín.
requisitos preferentes:
- experiência en empresas de consumo masivo
- organización/administración del tiempo
- capacidad de consenso y análisis
- planeación y seguimiento
- multifuncional/versatilidad