Misión del puesto:
brindar apoyo administrativo integral al evp, representando y siendo su enlace con los líderes de la unidad del negocio, empleados y socios externos, facilitando la comunicación y gestión de los diferentes asuntos y proyectos del evp, asegurando de manera coordinada con la oficina del ceo la correcta alineación y ejecución de los objetivos asignados al evp, promoviendo y dando seguimiento a la mejora de procesos que faciliten la información y control de las áreas. Gestionar la agenda y apoyo logístico en viajes. Desarrollar y mantener presupuestos operativos del área y reportes, asegurando que se cumplan las metas financieras establecidas en el departamento, evitando excesos. Coordinar las visitas de corporativo y eventos tales como reuniones de la unidad de negocio, congresos y team buildings.
contribución y responsabilidades clave:
apoyo administrativo integral al evp de operaciones
* facilitar las reuniones del evp con el resto de las áreas, asegurando el óptimo uso de tiempo a través del manejo de agenda.
* programar y coordinar vuelos, traslado terrestre, hoteles, comidas según agenda de viajes para el evp y su equipo.
* trabajar de manera coordinada con la oficina del ceo para lograr una comunicación efectiva, asegurando la correcta alineación y ejecución de los requerimientos y objetivos asignados al evp y su equipo.
* recibir las consultas internas y externas del evp, evaluarlas y canalizarlas adecuadamente, brindando orientación y perspectiva.
* canalizar correcta y oportunamente las solicitudes, así como coordinar los esfuerzos entre el evp y su equipo directo.
* realizar la comprobación de gastos del área, y administrar eficientemente el presupuesto designado a través de las herramientas destinadas en tiempo y forma.
* apoyar en la comunicación, seguimiento y coordinación de objetivos, reuniones y acciones del equipo y las áreas de soporte para el cumplimiento de las metas establecidas por el evp en tiempo y forma.
* proveer información financiera actualizada y mantener la confidencialidad en la información del área.
* realizar trámites gubernamentales y privados del evp y su familia. (aseguradoras, bancos, registro civil, apostillas, sre, etc.); así como solucionar situaciones de importancia menor.
* recabar la información pertinente, elaborar y validar el material y documentos necesarios para las presentaciones y participaciones del evp.
* traducir presentaciones y documentos según sea necesario.
* revisar y filtrar documentos para firma, verificando que cuenten con el vo.bo. y firma del responsable del proceso.
* filtrar, validar y dar seguimiento a las órdenes de compra y aprobaciones de servicios que llegan al evp verificando montos, concepto y aprobación del responsable, así como asegurar que se siga el proceso correcto y se cuente con la información pertinente para su aprobación.
presupuesto
* apoyar en la elaboración del presupuesto anual del área dando seguimiento mensual a los gastos, solicitar reclasificación en caso de requerirse y considerar nuevas necesidades del área.
* negociar y cotizar con proveedores, manteniendo la relación costo-servicio que impactan en asuntos relacionados con actividades del evp y su equipo.
* brindar soporte a los departamentos de operaciones en el establecimiento y administración de presupuestos.
eventos corporativos y apoyos a otras zonas
* organizar eventos y reuniones mensuales (planeación estratégica, teambuildings, posada navideña, día del agricultor, congreso de productores) que impliquen la movilización de equipos, facilitadores, materiales, agenda, alimentos, obsequios, etc., haciendo buen uso de los recursos del área
* realizar agenda y coordinar logística de transporte, comida, hotel, recorridos de campo, seguridad de visitantes externos, equipos de otras zonas, empresarios, comunicando a las zonas su participación en eventos de visitantes
* apoyar en eventos o tareas derivadas de evp o ceo a realizarse en méxico, lo cual implica realización de trámites, compras, transportación de personas y objetos a través de la comunicación constante con asistentes locales y asistentes ejecutivas.
* servir de enlace para comunicar mejores prácticas, eventos, situaciones del área, entre otras facilitando la comunicación entre las asistentes a través de llamadas semanales y mensuales a fin de afianzar la cooperación entre zonas.
* servir de enlace entre la oficina directiva de driscoll's y la de berrymex respecto a la agenda del equipo de operaciones.
procesos administrativos y participación en comités
* identificar y sugerir iniciativas de mejora que eficienten la oficina, así como solucionar problemas de mal funcionamiento.
* participar y dar seguimiento a acciones derivadas del recorrido de seguridad e higiene en beneficio de instalaciones y empleados, así como gestionar y negociar con áreas las actividades a desarrollar para reducir estas observaciones
* apoyar al departamento de producción en la coordinación de la logística de sus visitas a otros distritos.
filantropía
* fungir como apoyo y enlace entre los presidentes de los comités de filantropía y el evp, en cuanto a participación o presupuesto.
administración y desarrollo de personal
* coordinar y revisar de forma quincenal la bitácora del chofer ejecutivo, bitácora mecánica y revisión de viáticos derivados de esta actividad.
* apoyo en el desarrollo y crecimiento profesional de asistentes y choferes que permitan planes de sucesión eficientes para la operación de la oficina del evp y sus reportes.
* otorgar soporte y guía a la asistentes de producción de méxico, con el objetivo que las funciones administrativas estén alineadas a los procesos de compañía.
conocimientos:
* información financiera – intermedio
* presupuestos – intermedio
* manejo computadora - avanzado
habilidades:
* mejora continua de procesos – avanzado
* capacidad para realizar tareas simultáneamente - avanzado
* manejo de personal – avanzado
* capacidad analítica - avanzado
* solución de problemas – avanzado
* organización de eventos – avanzado
* habilidades interpersonales – avanzado
* proactividad – avanzado
* autogestión – avanzado
escolaridad:
* licenciatura terminada
estudios o carreras relacionadas:
* licenciatura en administración de empresas
* secretaria ejecutiva
experiencia:
3 - 5 años en áreas relacionadas al puesto.
idiomas:
* bilingüe inglés / español
software necesario:
* office – avanzado
licencias:
* licencia de manejo ii
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