Ubicación: oficina central – ciudad de méxico
objetivo: brindar soporte personal proactivo y de alta calidad a los miembros ejecutivos del mercado mexicano.
principales funciones:
1. apoyar una variedad de actividades administrativas específicas del área de trabajo. Ejercer iniciativa y juicio en el manejo de materiales/consultas rutinarias y confidenciales.
2. gestionar proyectos (conferencias y eventos globales/regionales, reuniones globales/regionales/mexicanas, comunicaciones latam, etc.) y contribuir al trabajo en comités y equipos.
3. revisar las prácticas y procedimientos operativos para determinar si se pueden realizar mejoras en áreas como el flujo de trabajo, los procedimientos de presentación de informes o los gastos y realizar los cambios apropiados. Buscar la mejora continua en el servicio entregado.
4. manejar y examinar teléfonos y correos electrónicos y redirigir mensajes a las personas apropiadas, coordinar el flujo de información tanto interna como externamente.
5. elaborar por su cuenta memorandos, correspondencia rutinaria y básica, notas breves u otros documentos, utilizando procesadores de textos, hojas de cálculo, bases de datos o software de presentación. Leer y analizar proactivamente memorandos, comunicaciones y correos electrónicos entrantes para determinar su importancia, definir prioridades y tomar las acciones adecuadas.
6. elaborar informes, revisiones y presentaciones, asegurarse de que se sigan las políticas de formato de la empresa y recomiende revisiones.
7. liderar la comunicación con reportes directos, asistentes de mercados, rrhh y otras unidades.
8. asistencia en la organización de eventos especiales y cualquier conferencia bajo el liderazgo del jefe de la unidad.
9. organizar la logística y montaje de talleres/eventos/seminarios externos o internos.
10. organizar los arreglos de viaje y la logística (avión, hotel, automóvil, visa) y coordinar con los mercados cuando corresponda en caso de visitas.
11. elaboración y seguimiento de informes de gastos.
lo que te hará exitoso:
1. titulados en administración de empresas, finanzas, ing. Industrial o afines.
2. 3 años de experiencia asistiendo a ejecutivos.
3. conocimientos en manejo de agendas, gestión de eventos y viajes.
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