*description*:
responsable de todas las actividades administrativas del sitio de investigación de tlajomulco, brindando servicios a través de los departamentos de finanzas, recursos humanos, sistemas, proveedores, etc. Brinda atención personalizada a los visitantes y empleados de otras áreas que visitan el sitio. Envía, recibe y rastrea mensajeros de manera oportuna. Responsable de liderar y coordinar las actividades administrativas y logísticas tal como nomina, logística, recepción, limpieza y almacén. Apoya a los departamentos de todas las áreas de la localidad. Participa en la implementación de los programas de seguridad (ehs&s) en la estación científica.
*activities*
- soporte administrativo de la estación de investigación: brinda soporte administrativo complejo, diverso y de alta calidad mediante la planificación, el análisis de datos y la resolución de problemas diarios en áreas centrales como: manejo de información sensible y confidencial y supervisión del presupuesto, cuentas por pagar, soporte de recursos humanos y nómina.
- coordinar y liderar a un equipo administrativo de 4 personas responsables de diferentes áreas administrativas (nomina, logistica, almacén, requisiciones, proveedores, asuntos regulatorios, etc).
- apoyar al líder de sitio en el procesamiento y mantenimiento del presupuesto del sitio. Las actividades también incluyen realizar un seguimiento de los gastos enviándolos a cuentas por pagar y ayudar a analizar los datos de gastos.
- apoyar a recursos humanos a empleados temporales y elaboración de informes semanales de incidencias laborales.
proporcionar apoyo en actividades y cuestiones relacionadas con recursos humanos, como el mantenimiento de registros físicos y digitales de los empleados.
- organizar y programa actividades de oficina, incluidas reuniones, viajes y conferencias.
- responsable de la organización de eventos locales siguiendo los lineamientos de la empresa.
- gestionar horarios y coordinar citas; mantener informada a la dirección sobre los compromisos.
- coordinar con vendedores y proveedores para garantizar servicios eficientes y completar encuestas de servicio.
- establecer, mantener y actualizar el sistema de archivos/servidor del sitio y recuperar la información necesaria de los archivos según sea necesario.
- recepción, revisión y procesamiento de pago de facturas de proveedores. Alineación y trabajo conjunto con el área de compras.
- envío, recepción y seguimiento de mensajería y correo.
- coordinar la compra de equipos de protección personal, papelería, artículos de limpieza, etc.
- canalizar llamadas telefónicas y atención de visitantes y proveedores.
- coordinar todo lo relacionado con las visitas en el sitio (hotel, transporte, alimentación, así como necesidades especiales de los visitantes).
- supervisar y mantener el equipo de oficina; inventario de suministros y ordenar suministros de reemplazo según sea necesario.
- apoyar las actividades de extensión comunitaria y liderar el comité de respeto en el sitio.
- velar por y gestionar los contratos de arrendamiento de terrenos, proceso de facturación por entrega de pagos de agotamiento y compensaciones.
*qualifications*:
- licenciatura completada en administración de empresas o área relacionada.
- sólido conocimiento de los sistemas y procedimientos administrativos y de oficina, como archivos y mantenimiento de registros, y conocimiento práctico de equipos de oficina, como impresoras y máquinas de fax.
- competencia informática: ms office (powerpoint, excel, word) power bi, outlook y conocimientos de software de gráficos.
- fuerte perfil de liderazgo de un equipo de trabajo y interacción con otras áreas.
- capacidad para priorizar el trabajo y completar múltiples tareas rápidamente en un entorno de trabajo dinámico.
- compromiso sobresaliente para resolver los problemas del equipo/clientes y desarrollar una comprensión profunda de su cultura empresarial, especialmente para los clientes internacionales.
- capacidad para mantener información clasificada fuera del alcance de personas no autorizadas.