Entidad de referencia de servicios financieros, actualmente, necesita incorporar a un/a: secretaría de alta dirección con la misión de asistir y dar soporte administrativo y logístico a la alta dirección con el objetivo de garantizar al pleno funcionamiento de su agenda y su operativa diaria, en un horario de jornada intensiva de tarde, funciones: agenda, reuniones y viajes: tener actualizada la agenda de la dirección y realizar todas las gestiones necesarias para que se desarrolle según lo previsto.
gestión de la agenda de la dirección.
preparación de las reuniones (asistentes, requerimientos técnicos y documentación) y acciones posteriores a las reuniones (escanear y archivar notas o presentaciones).
atención de las visitas.
organización y coordinación de itinerarios de viaje, reservas de vuelos, alojamiento y transporte.
organización y coordinación de desayunos, almuerzos y cenas de trabajo.
gestión de reuniones virtuales: adecuación salas y medios telemáticos.
organización y coordinación logística de la participación de la alta dirección en actos y eventos.
llamadas, correo y contactos: atención telefónica: atención, filtro y gestión de llamadas.
gestión de correo, físico y electrónico.
revisión y distribución a los departamentos oportunos.
mantenimiento y actualización de la agenda contactos.
funciones administrativas y documentos: control y registro de los gastos de en el sistema (sgp) para su pago.
gestión del archivo físico y electrónico de los diferentes oogg, comités, presentaciones, cartas, etc.
gestiones temas personales del ceo.
requisitos: diplomatura o licenciatura.
castellano y catalán nativo.
inglés nivel advanced.
disponibilidad de un jornada laboral intensiva de tarde.
conocimientos de protocolo.
perfil organizado, discreto, con proactividad y acostumbrado a tratar temas confidenciales o críticos en su día a día.
persona resolutiva, polivalente y flexible.
dominio de herramientas de ofimática (paquete office 365), herramientas de trabajo colaborativo, así como en redes (linkedin, blog, …) trabajo en equipo, adaptación a entornos con alta carga de trabajo, capacidad de organización y planificación, búsqueda de información, meticulosidad, aptitudes para la comunicación verbal y escrita.