Secretaria en una empresa de aire acondicionado.descripción de la vacante: implica proporcionar apoyo administrativo y organizativo para asegurar el funcionamiento eficiente de la oficina.
esta posición es crucial para garantizar una comunicación efectiva tanto interna como externa, así como para mantener registros precisos y coordinar las tareas administrativas diarias.responsabilidades principales:recepción y atención de visitantes: dar la bienvenida a los visitantes y clientes, ofrecerles asistencia y direccionarlos a las personas adecuadas dentro de la empresa.
mantener una actitud profesional y amable para crear una experiência positiva para los visitantes.coordinación de reuniones y citas: programar y organizar reuniones internas y externas, incluida la reserva de salas de conferencias y la preparación de los materiales necesarios.
administrar el calendario de citas de los empleados y garantizar que todas las citas estén programadas y comunicadas correctamente.gestión de documentos y archivos: mantener y organizar los archivos físicos y electrónicos de la empresa, asegurándose de que estén actualizados y sean fácilmente accesibles.
archivar y recuperar documentos según sea necesario, garantizando la confidencialidad y seguridad de la información.soporte administrativo: brindar apoyo en tareas administrativas, como la preparación de informes, la redacción de correspondencia, la elaboración de presentaciones y la actualización de hojas de cálculo.
ayudar en la preparación de documentación para licitaciones, propuestas y contratos.coordinación de viajes y logística: organizar los viajes de negocios, incluyendo la reserva de vuelos, hoteles y transporte.
coordinar la logística de los técnicos en aire acondicionado, asegurándose de que tengan los recursos y las herramientas necesarias para llevar a cabo su trabajo de manera eficiente.mantenimiento de suministros de oficina: supervisar y mantener los suministros de oficina, realizar pedidos cuando sea necesario y asegurarse de que haya suficiente inventario disponible.
colaborar con el personal de mantenimiento para garantizar el buen funcionamiento de los equipos de oficina.
*requisitos*:- experiência previa como secretaria o en roles administrativos similares.- excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.- conocimientos sólidos de software de oficina, como microsoft office.- capacidad para manejar múltiples tareas y prioridades de manera efectiva.- atención al detalle y capacidad para mantener registros precisos.- organización y habilidades de planificación para coordinar reuniones y eventos.- actitud profesional, amigable y servicial.- capacidad para trabajar de manera independiente y en equipo.tipo de puesto: tiempo completo, por tiempo indeterminadosalario: a partir de $8,000.00 al meshorario:- turno de 8 horas- turno matutinotipos de compensaciones:- bono de asistencia- bono de productividad- bono de puntualidadlugar de trabajo: empleo presencial