Recepción de facturas
validación de que los folios de las facturas que se generan en management sean las que se cargan al modulo de cobranza.
revisión documental de las facturas y manifiestos entregados, firmando de conformidad en relación emitida por el sistema.
pasar a firma las facturas recibidas que tengan anexo manifiestos
dividir las facturas por destino y por fecha.
archivo temporal de facturas de acuerdo a días de remisión y ubicación física del cliente.
programación diaria de las facturas para trámite de remisión y cobro de contra recibos o contra facturas de mérida, campeche e interior del estado.
recepción documental de la cobranza o remisión llevada a cabo en el día por los gestores.
elaboración de reporte de cheques posfechados.
cuadre de la cobranza con los estados de cuenta bancarios.
identificación y alta en la cartera de pagos cuyo cheque reboto.
solicitud de facturación por comisiones generadas por cheques rebotados.
bajas de cartera de cancun, carmen y mérida en el sistema, según envío de identificación de facturas por las sucursales.
cuadre diario de las bajas de cartera con el reporte de excel.
entrega al área de ventas de los acuses por entrega de manifiesto original.
asignación de actividades diferentes a las de gestoría pero necesarias para la operación de la empresa ejemplo pago de luz, agua etc.
entrega a coord.
de operaciones de copia de facturas por mantenimiento para la bitácora de mantenimiento de los vehículos de gestoría.
supervisar el seguimiento de los expedientes crediticios que nos debe entregar el área de ventas.
investigación comercial de los expedientes crediticios entregados.
(pend)
custodia y salvaguarda de los expedientes aprobados.
(pend)
envío de facturas elaboradas para tramite de remisión a la sucursal cancún.
llamadas a los clientes para gestionar y/o darle seguimiento de pago.
alta de clientes en el sistema y su actualización.
elaboración de reporte del análisis de cartera.
cuadre de la cobranza con el sistema management y determinación del monto de iva cobrado.
elaboración de solicitud de refacturaciones al encargado de facturación.
recepción y revisión de las refacturaciones de carmen, villa y cancun para su posterior pase al encargado de facturación.
control, custodia y salvaguarda de los recibos de valores.
elaboración y actualización del reporte de clientes morosos así como cualquier instrumento de control que le permitan conocer rápidamente situaciones anormales o riesgosas en cuanto a la recuperación de créditos.
elaboración y actualización de base de datos en excel conteniendo procedimiento de pago de los clientes.
archivo documentación del área debidamente identificada por mes y año.
seguimiento de los manifiestos de clientes que solicitan tenga el sello de disposición final diferente al nuestro.
elaboración y certificación de cartas bancarias a clientes.
solicitud y elaboración de notas de crédito de mérida.
hologramas
recepción y verificación de las notas de crédito solicitadas por las 3 sucursales.
determinación de las comisiones para gestores.
emitir reporte de comisiones para los vendedores.
gestionar órdenes de compra, número de entrada o algún otro folio que se requiera tengan las facturas antes de llevar a remisión con el cliente.
seguimiento a mantenimiento de las unidades del departamento de cobranza.
programación de viajes foráneos sin afectar la cobranza en la zona de mérida
visita a clientes morosos para llegar a una negociación de pago.
cobro y entrega de facturas a remisión por falta de gestores.
(incapacidad, vacaciones o ausencia por viajes foráneos).
conciliación de cartera mensual con los saldos presentados en la contabilidad.
elaboración de cuadernos de cierre de cartera.
estar monitoreando que los saldos de cartera de periodo cerrado no se muevan en el sistema de management, de detectarse alguna se analiza y canaliza con el departamento de sistemas para su corrección.
suplencia de las sucursales por falta de algún encargado administrativo.
cedulas de auditoría.
- anexo 4 antigüedad de cartera de clientes.
mantener en orden y con limpieza su área de trabajo, evitando la acumulación de papeles y documentos sobre su escritorio.
apoyo de manera responsable en aquellas actividades que por situaciones del negocio designe la empresa y que no se encuentren descritas en este manual.
respaldo de la información de su pc.
custodia y control de los hologramas bidimensionales que se pegan en los manifiestos ya llenados
apegarse a las funciones, métodos, y procedimientos que se establezcan para el desarrollo de sus actividades.
mantener en orden y con limpieza su área de trabajo, evitando la acumulación de papeles y documentos sobe su escritorio, así como de tener plenamente identificada la documentación que está bajo su custodia y manejo.
apoyo de manera responsable en aquellas actividades que por situaci