*posición objetivo*:
asistente ejecutiva es la encargada de brindar al del director de la osc apoyo directo, para planificar, organizar, coordinar y controlar las actividades, procedimientos y documentos tanto administrativos como operativos. Estará en estrecha comunicación con otros gerentes de oficina de la región.
*requisitos*:
- grado licenciatura
- experiência en el manejo de una amplia gama de tareas relacionadas con el soporte administrativo y ejecutivo
- excelente conocimiento de ms office
- alto sentido de urgencia
- excelentes habilidades organizativas.
- honesto, discreto y con altos níveles de integridad.
- interactúa positivamente y trata a todas las personas con cortesía y respeto.
- sentido de urgencia
- respeta la confidencialidad
- bilingüe inglés/español
- horario disponibilidad
- disponibilidad de viaje
*principales responsabilidades*:
- ser el primer punto de contacto y el vínculo entre el ejecutivo y sus clientes, terceros, proveedores y demás empleados, interactuando con ellos de manera profesional y efectiva
- reunirse con terceros, grupos de interés, entre otros, en representación de ejecutivos.
- administre todas las llamadas entrantes y salientes, correos electrónicos, correspondencia, etc.
- supervisar notas, entregas e informes entrantes y salientes.
- coordinar servicios de mensajería.
- supervise, responda y reenvíe constantemente los correos electrónicos entrantes.
- actualizar y mantener las listas de contactos existentes.
- escribir y revisar presentaciones escritas, informes, presentaciones y hojas de cálculo.
- generar los informes correspondientes.
- entregar revisiones e informes a ejecutivos, comités y juntas directivas.
- administre el calendario profesional y el personal ejecutivo, así como los requisitos de cumplimiento, coordinando sus citas para garantizar una gestión eficaz del evento.
- asegurar que todos los proyectos y tareas se lleven a cabo a tiempo.
- reserve salas de conferencias u otros lugares.
- confirmar la reserva de salones o locales y coordinar la alimentación, además de encargarnos de la logística del evento.
- gestione las agendas de las reuniones asegurando la mayor eficiencia posible.
- encárgate de los preparativos de viaje de los ejecutivos.
- archive y organice documentos físicos y digitales, como correos electrónicos, informes y otros documentos administrativos:
- solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.
- interiorizar y conocer la estructura organizativa de la empresa u organización, sus políticas y objetivos.
- administrar y reportar gastos:
- realizar tareas contables cuando sea necesario.
- coordinar las actividades del ceo con las demás plantas de la empresa.
- coordinar las actividades de los demás gerentes de oficina de la región.
- seguimiento de procesos migratorios.
- realización de reservas de hoteles y vuelos para el personal de la empresa.
- realizar los gastos de viaje de los socios y ayudarlos en este proceso.
- responsabilidad sobre el uso y mantenimiento de los vehículos de empresa.
- definir y organizar las actividades del conductor.
- brinda apoyo a todas las áreas para el transporte.
- brinda soporte para compras urgentes.
- responsable de compras de material de oficina.
- encargado de pagar los servicios y rentas, así como velar por la limpieza de las casas alquiladas, buscando casas cuando se solicitan.
- brinda apoyo a los empleados extranjeros y sus familias (si están aquí).
*habilidades*:
- excelentes habilidades interpersonales
- bien organizado
- trabajo en equipo
- flexible
- orientado al cliente
- interactor multisitio
- principio moral
tipo de puesto: tiempo completo, por tiempo indeterminado
horario:
- turno mixto