Asistente de dirección general
*descripción genérica*:proporcionar soporte directo a la dirección administrativa, coordinando actividades, gestionando agendas, manejando la comunicación interna y externa, y realizando tareas administrativas que faciliten el buen funcionamiento de las operaciones.
*descripción especifica*:
- organizar y gestionar la agenda del director general, coordinando citas, reuniones y eventos importantes.
coordinar con otros miembros del equipo y asegurarse de que el director esté informado sobre su programación diaria.
- preparar las reuniones, incluyendo la coordinación de salas, equipos y la elaboración de presentaciones o materiales necesarios.
- recibir, revisar, clasificar y archivar la correspondencia y documentos importantes para la dirección (correos electrónicos, llamadas telefónicas y correspondencia física).
- filtrar y priorizar según importancia y urgencia.
- redactar y gestionar la distribución de comunicaciones internas y externas, como correos electrónicos, informes y actas de reuniones en nombre del director general.
- mantener un archivo organizado, tanto físico como digital, de todos los documentos relevantes.
- recopilar, organizar y presentar información necesaria para la toma de decisiones de la dirección.
- realizar investigaciones y análisis básicos sobre temas administrativos y financieros según las necesidades de la dirección.
- brindar apoyo administrativo general al director general, como manejo de gastos, preparación de informes de gastos, coordinación de reuniones de equipo y otras tareas administrativas según sea necesario.
- apoyar en la planificación, organización y seguimiento de proyectos especiales asignados por la dirección.
- asegurarse de que las actividades del proyecto se ejecuten dentro del plazo y presupuesto definidos.
- actuar como enlace entre la dirección administrativa y los proveedores, clientes u otras partes interesadas, gestionando comunicaciones y asegurando una atención eficiente y profesional.
- monitorear los gastos de la dirección administrativa, realizando reportes periódicos y asegurando que las solicitudes de pago se gestionen de manera adecuada y oportuna.
- realización de trámites diversos ante instituciones privadas, de gobierno y otros por indicaciones de dirección.
- coordinar viajes de trabajo, organizar la logística incluyendo la reserva de vuelos, alojamiento, transporte, itinerarios y otros arreglos logísticos para la dirección.
- preparar itinerarios detallados y asegurarse de que todos los aspectos logísticos estén organizados de manera efectiva.
- control de papelería y solicitud al área de compras para resurtir.
- atender a clientes, proveedores y otros visitantes de dirección, acondicionar sala para reuniones, coffee break, alimentos, obsequios.
abasto de productos para cumplir el punto anterior, mantener el espacio limpio y ordenado.
- apoyo en asuntos personales y familiares de dirección.
- gestionar de manera eficiente las comunicaciones entre la dirección y otras áreas de la empresa.
- garantizar la confidencialidad de la información sensible y documentos relevantes para la dirección, manejando datos estratégicos de manera discreta y segura.
*habilidades*: capacidad para gestionar múltiples tareas y responsabilidades simultáneamente, priorizando de manera efectiva para asegurar que los compromisos se cumplan en tiempo y forma.
habilidades sobresalientes de comunicación verbal y escrita, necesarias para interactuar con diferentes níveles de la organización.
precisión y meticulosidad en la elaboración de documentos, gestión de agendas y control de datos administrativos.
capacidad para anticiparse a las necesidades de la dirección administrativa y proponer soluciones a problemas antes de que se conviertan en urgentes.
confidencialidad.
dominio de herramientas ofimáticas como microsoft office (word, excel, powerpoint, outlook) y manejo de sistemas de gestión de proyectos y calendarios digitales.
flexibilidad para adaptarse a cambios en la dinámica del trabajo, incluidos ajustes en la agenda de la dirección y la gestión de prioridades urgentes.
tipo de puesto: tiempo completo, por obra o tiempo determinado
duración del contrato: 3 meses
sueldo: $12,000.00 - $16,000.00 al mes
tipo de jornada:
- lunes a viernes
- turno de 8 horas
escolaridad:
- licenciatura terminada (deseable)
idioma:
- inglés (obligatorio)
lugar de trabajo: empleo presencial