Resumen del puesto
* proporciona apoyo administrativo a uno o más roles de liderazgo sénior.
* las tareas incluirán la introducción de datos, archivo, gestión de calendarios o viajes, control de cambios de documentos y apoyo en las actividades diarias de oficina.
* recolección, compilación y análisis de datos e información. Redacta descripciones escritas y resúmenes de resultados.
funciones principales
1. llevar a cabo las actividades administrativas que se hayan asignado para fomentar los objetivos individuales y de equipo.
2. agilizar la comunicación entre el superior sénior y sus compañeros y entre el superior y las partes externas, como los medios de comunicación, los clientes y el público.
3. programar reuniones y organizar viajes.
4. aplicar la discreción y realizar un juicio independiente al analizar solicitudes de información y determinar tendencias.
5. reunir, compilar, verificar y analizar la información para que el líder la use en documentos como memorandos, cartas, informes, discursos, presentaciones y comunicados de prensa.
6. organizar, mantener y distribuir archivos, informes y correos electrónicos.
7. redactar o transcribir los procedimientos operativos estándar y otros documentos.
8. redacción de procedimientos, presentaciones e informes según como se solicite (powerpoint, excel, word, etc.).
9. distribución de informes semanales y mensuales.
10. seguimiento y evolución de la información como se solicite.
11. establecimiento y mantenimiento de ubicaciones centralizadas para los archivos compartidos.
12. mantenimiento y actualización de las bases de datos (por ejemplo, reclamaciones, discrepancias, etc.).
requisitos del puesto
* educación: carrera concluida en administración de empresas/ingeniería.
* experiencia profesional: un mínimo de cuatro años de experiencia como asistente administrativo.
* conocimientos, habilidades y destrezas: nivel de habilidad intermedio en microsoft access (por ejemplo, diseñar y crear consultas sencillas, modificar los tipos de datos, agregar fechas, trabajar con campos obligatorios o crear etiquetas).
* nivel de habilidad intermedio en microsoft excel (por ejemplo: uso de la función suma, establecimiento de bordes, establecimiento del ancho de columna, inserción de gráficos, uso del ajuste de texto, clasificación, establecimiento de encabezados y pies de página o escalas de impresión).
* nivel de habilidad intermedio en microsoft powerpoint (por ejemplo: aplicar un tema, formatear el espaciado de caracteres, insertar una imagen, cambiar el diseño y los colores del tema de las diapositivas, agregar transiciones, personalizar números de diapositiva, cambiar el estilo de un diagrama o formatear fuentes).
* nivel de habilidad intermedio en microsoft word (por ejemplo: inserción de encabezados, saltos de página, números de página y tablas o ajuste de columnas de tablas).
* nivel de habilidad intermedio en project y adobe writer. Mecanografía a más de 40 ppm.
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