En gaerfi, estamos en búsqueda de un asistente de gestión y administración que desempeñe un rol clave en la coordinación y seguimiento de trámites administrativos y control de vencimientos de documentos importantes para nuestros clientes.
este puesto se enfocará en mantener un sistema organizado de archivo, tanto físico como digital, y en asegurar la actualización oportuna de registros y controles.
además, esta posición será responsable de contestar y atender llamadas telefónicas de clientes y colaboradores, ofreciendo un soporte profesional y cordial.
buscamos a alguien con habilidades de organización, comunicación y atención al detalle, que sea puntual, responsable y comprometido con la excelencia en cada tarea, que esté dispuesto al aprendizaje constante y al desarrollo profesional responsabilidades: atención y apoyo administrativo: revisar correos, imprimir documentos y contestar llamadas; apoyar en la realización de cartas de contestación, hojas de entrega y otros documentos administrativos; mantener actualizado el inventario de papelería y la lista de pendientes.
solicitudes y seguimiento de documentos: enviar correos para solicitar dictámenes eléctricos y estructurales, constancias de capacitación y pólizas de seguro; revisar los documentos recibidos y solicitar correcciones si es necesario.
control y archivo: llevar calendarios de vencimientos y controlar la solicitud y recepción de constancias, dictámenes eléctricos y estructurales; actualizar tablas de vencimientos con anticipación para bomberos y protección civil; archivar documentos impresos y escaneados en carpetas y organizadores designados.
gestión de trámites externos: realizar pagos en bancos o cajas de pago del municipio, gestionar documentos necesarios para protección civil, avisos de apertura y otros trámites asignados.
organización y reportes: compartir y mantener controles y listas actualizadas, reportando cualquier retraso al equipo correspondiente.
requisitos: edad: 18 a 25 años escolaridad: bachillerato concluido o licenciatura en administración (pasante o trunca) experiencia: mínimo 1 año en un puesto administrativo o similar competencias: puntualidad y responsabilidad excelente organización y habilidades de comunicación trabajo bajo presión proactividad resolución de problemas manejo de herramientas diarias de office: word y excel (nivel intermedio): creación de documentos, organización de información en hojas de cálculo, creación de tablas, y formatos básicos e intermedios.
powerpoint y outlook: competencia en creación de presentaciones y gestión de correo electrónico profesional.
adobe acrobat pro: capacidad para revisar e imprimir archivos en estos formatos según las necesidades de los trámites y clientes.
google drive: escaneo, carga, organización y compartición de documentos en la nube.
si estás buscando una oportunidad para desarrollarte en un ambiente profesional y estructurado, ¡únete a nuestro equipo en gaerfi!.
-requerimientos- educación mínima: educación media superior -bachillerato general 1 año de experiencia edad: entre 18 y 25 años conocimientos: aprendizaje, iniciativa, organización, reporte, trabajo en equipo, redacción, administración de archivos, microsoft office palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, intendencia, administration, quartermaster, administracion