Descripción general del puesto de secretaria ejecutiva
objetivo del puesto: la secretaria ejecutiva proporciona apoyo administrativo y organizativo a la dirección de la empresa, asegurando que las operaciones diarias se desarrollen de manera eficiente y sin contratiempos.
responsabilidades y actividades:
gestión de la agenda:
* organizar y coordinar la agenda diaria del equipo ejecutivo, incluyendo citas, reuniones y organización de viajes.
* asistir en la planificación de reuniones importantes y conferencias.
gestión de la comunicación:
* gestionar los canales de comunicación y responder adecuadamente a la correspondencia en nombre de los ejecutivos.
* recibir y filtrar llamadas telefónicas, pasándolas cuando corresponda.
preparación de documentos:
* preparar y distribuir documentos internos y externos, incluyendo reportes, memorandos y cartas.
* mantener registros electrónicos y en papel, asegurando que la información esté organizada y accesible.
organización de viajes:
* organizar los viajes de los ejecutivos, incluyendo reservas de vuelos, hoteles y transporte.
* coordinar itinerarios y asegurar que todos los documentos necesarios estén en orden.
confidencialidad y seguridad:
* manejar documentos confidenciales, asegurándose de que permanezcan a salvo.
* mantener la confidencialidad en todas las comunicaciones y tareas administrativas.
soporte administrativo:
* gestionar y priorizar toda la correspondencia de entrada y salida (email, cartas, paquetes, etc.).
* controlar los suministros de oficina y negociar términos con los proveedores para garantizar pedidos rentables.
investigación y preparación de informes:
* llevar a cabo investigaciones y preparar presentaciones o informes que se le asignen.
* asistir en la preparación de facturas y estados financieros.
habilidades y competencias:
* excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo.
* capacidad para trabajar de manera independiente y en equipo.
* habilidades de comunicación efectiva y discreción.
* conocimiento básico de procedimientos administrativos y contables.
* competencia en el uso de software de oficina, como microsoft office y sistemas erp. (de preferencia).
.
tipo de puesto: tiempo completo
sueldo: $8,000.00 - $10,000.00 al mes
beneficios:
* horarios flexibles
* trabajo desde casa
tipo de jornada:
* diurno
lugar de trabajo: empleo presencial
#j-18808-ljbffr