*contexto de nuestra organización*
- el capítulo de ypo guadalajara está conformado por 100-121 ejecutivos en el estado de jalisco.
- un oficial de educacion crea las experiências educativas para el capítulo durante su año fiscal.
el oficial de educación es miembro del capítulo.
- un presidente de capítulo dirige el capítulo durante su año fiscal.
el presidente del capítulo es un miembro del capítulo que se ofrece como líder voluntario.
- una junta de miembros (bm) está formada por voluntarios que desempeñan funciones importantes en todo el capítulo, incluidos membresía, foro, esposas/parejas,etc.
*clasificación de trabajo*
- tiempo completo; las horas pueden variar considerablemente según la necesidad, las circunstancias y calendario educativo
- la semana laboral mínima esperada es de 40 horas por semana.
*requisitos del puesto*:
- se prefiere un mínimo de una licenciatura en hospitalidad y/o turismo
- mínimo dos años de experiência en la gestión de un grupo de miembros, o mínimo cinco años en un puesto administrativo ejecutivo de alto nível
- experiência demostrada en la coordinación de eventos que incluye negociaciones con proveedores
- excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- capacidad para desarrollar y comunicar información con frecuencia a miembros y audiencias ejecutivas de más de 100 personas.
- muy competente con microsoft excel, outlook, powerpoint y word.
debe poder crear y supervisar invitaciones de calendario, marketing y seguimiento de respuestas.
*información del contacto*:
*locación de trabajo*
- el trabajo se realizará en los lugares y horas que el empleado determine a su discreción, sujeto a la necesidad de estar presente en las funciones del capítulo.
- el empleado trabajará principalmente en la ubicación comercial del oficial de aprendizaje o en la oficina del capítulo con sede en el área metropolitana de guadalajara.
- el lugar del trabajo implica viajar a los sitios, ciudades o lugares donde sea necesario de acuerdo con los planes del oficial de educación.
*misión*
- ayudar a crear la mejor experiência de ypo posible para los miembros del capítulo.
- ayudar con la planificación de eventos, coordinación, planificación de costos y negociación de proveedores.
- coordinar la logística para eventos: proveedores, lugar, recursos, decoración, menú, obsequios, sonido y música y experiência digital.
- marketing de eventos, seguimiento de reservas, seguimientos con miembros, encuestas de eventos.
*responsabilidades fundamentales*
las siguientes responsabilidades básicas se consideran primarias y son esenciales para el desempeño laboral en esta función.
estas responsabilidades deben ejecutarse de manera oportuna:
- para todos los eventos, actuar como coordinador de eventos del capítulo.
coordinar y ayudar al oficial de educación, los miembros de la junta y los presidentes de día en todos los aspectos de cada evento en la agenda del capítulo.
- el capítulo ejecutará de 15 a 30 eventos para aprendizaje empresarial, jóvenes y familiares, cónyuge, etc.
- participar en visitas de campo a lugares.
- ayuda en la negociación con sede para los servicios y tarifas contratados.
- ayuda en las negociaciones con otros proveedores externos asociados con cada evento.
- ayudar en las negociaciones y logística relacionadas con los recursos para cada evento.
- coordinar la presentación de todas las solicitudes de reembolso y verificar las solicitudes de costos del evento, y hacer un seguimiento para asegurarse de que se haya realizado el pago.
- comunicarse constantemente con el oficial de educación y day chairs.
- creación de la línea de tiempo "por minuto" para cada evento.
- asista a las reuniones y visitas guiadas apropiadas y a las conferencias telefónicas según lo programado.
- coordinar la producción de videos y / o elementos gráficos, según sea necesario.
- calendario de fechas para correos electrónicos de eventos con learning officer (por ejemplo, primera invitación, segunda invitación, correo electrónico / llamada a quienes no responden, correo electrónico de confirmación a los asistentes).
- distribuye todas las invitaciones, recordatorios y correos electrónicos de confirmación a miembros, cónyuges e invitados.
- seguimiento a requerimientos de miembros, spouses & yng
- asistencia en junta de consejo y generaciín de minutas
- actualización de actas de asamblea y poderes
- atencion a finanzas: gastos vs presupuestos, cobro de cuota local, cobro de cuota internacional, cobro de no show
- apoyo y ejecucion de temas relacionados con presidencia
- comunicación ypo guadalajara
- induccion y apoyo de oficiales de cartera
- cree una hoja de cálculo de rsvp en excel para realizar un seguimiento de todas las respuestas para cada evento.
- actualizar la hoja de seguimiento de rsvp y distribuir la actualización semanal al oficial de aprendizaje y los presidentes de día, o según