*objetivo del puesto*
ser la mano derecha del director, proporcionar apoyo directo, gestionar su agenda y ser responsable de sus citas.
planificar, organizar, coordinar y controlar todas las actividades, procedimientos y documentos tanto administrativos, operativos y personales que el director designe.
*requisitos*:
- licenciatura concluida en: administración de empresas, ingeniero de proyectos, negocios internacionales o finanzas.
- dominio de inglés conversacional
- licencia de conducir vigente y manejo de auto estándar
- disponibilidad de horario tiempo completo
- excelente presentación ejecutiva
- disponibilidad para viajar
- experiência demostrable de mínimo 3 años como asistente de dirección.
habilidades:
- *organizado y capaz de manejar su tiempo efectivamente*:
a. Ser organizado y detallista, capaz de priorizar tareas debidamente.
b. Ser capaz de manejar varias tareas al mismo tiempo y de trabajar bajo presión en un entorno dinámico y activo.
- *manejar la comunicación de manera respetuosa, elocuente y eficaz.
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- *altos níveles de iniciativa, flexibilidad y receptividad*:
a. Ser capaz de adaptarse a distintas situaciones de manera eficaz.
b. Detallista y meticuloso.
- *excelentes habilidades de comunicación, vocación de servicio, orientación al cliente y proactividad*:
a. Comunicarse claramente, tanto de manera escrita como verbal, para cultivar y mantener buenas relaciones profesionales con terceros, clientes y otros empleados.
b. Contar con habilidades de servicio al cliente, ser paciente y protocolar.
- *ser capaz de trabajar independientemente y como parte de un equipo multidisciplinario.
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- *capacidad analítica y habilidad para resolver conflictos de manera eficiente y rápida.
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- *capacidades administrativas*:
a. Excelente redacción y ortografía impecable.
b. Nível de excel avanzado
c. Elaboración de presentaciones ejecutivas dinámicas y precisas.
d. Manejo de base de datos y elaboración de reporte de indicadores
- *honesto, discreto y con altos níveles de integridad*:
a. Ser capaz de manejar información confidencial y sensible.
b. Inventivo e ingenioso, puntual y confiable.
c. Tener buena presencia.
*funciones principales*
- *ser el primer punto de contacto y el enlace entre el director y clientes, terceros, proveedores y otros empleados, interactuando con ellos de manera profesional y eficaz*:
- reunirse con terceros, grupos de interés, entre otros, en representación del director para discutir cualquier problema y ofrecer recomendaciones o soluciones.
- *gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, tanto entrantes como salientes*:
- monitorear memos, entregas y reportes entrantes y salientes.
- actualizar y mantener las listas de contacto existentes.
- *redactar y revisar comunicaciones escritas, reportes, presentaciones y cálculos*:
- recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.
- entregar reseñas y reportes al director de comités y juntas.
- *gestionar el calendario profesional y personal del director, así como los requerimientos para reuniones, coordinando sus citas para asegurar un manejo efectivo de los eventos*:
- asegurar que todos los proyectos y tareas sean llevados a cabo a tiempo.
- reservar sala de conferencia u otros locales.
- asegurar el correcto funcionamiento de los recursos tecnológicos para las reuniones programadas.
- confirmar la reservación de salones o locales y coordinar la comida, además de encargarse de la logística del evento.
- gestionar las agendas de reuniones asegurando la mayor eficiencia posible.
- tomar notas durante las reuniones de trabajo, generar un resumen y distribuirlo entre las personas correspondientes.
- encargarse de los preparativos de viaje del director.
- *archivar y organizar documentos tanto en físico como digitales, tales como correos electrónicos, reportes y otros documentos administrativos*:
- escanear documentos en físico para respaldarlos de forma digital.
- brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos.
- *solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.
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- *internalizar y estar al tanto de la estructura organizativa de la empresa u organización, sus políticas y objetivos.
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- *gestionar y realizar reportes de gastos*:
- llevar a cabo tareas contables cuando sea requerido, tales como llevar la contabilidad y la facturación.
- gestionar el uso correcto y la optimización de todos los recursos de la empresa.
- *gestión y seguimiento de publicidad y páginas institucionales.
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*oferta laboral*
- sueldo competitivo (a convenir en entrevista)
- oportunidad de crecimiento
- capacitación constante
- uniforme, celular y laptop
- prestaciones de ley
tipo de puesto: tiempo completo, por tiempo indeterminado
salario: $13,000.00 - $16,000.00