Asistente auxiliar administrativa ejecutiva
reporta a: director general
resumen del puesto:
buscamos una asistente auxiliar administrativa ejecutiva altamente organizada, proactiva y con excelentes habilidades de comunicación para brindar apoyo administrativo y de asistencia al director general. Esta posición clave requiere una persona capaz de manejar múltiples tareas simultáneamente, mantener la confidencialidad al más alto nivel, y trabajar eficientemente en un entorno de ritmo rápido y alto nivel. La asistente auxiliar administrativa ejecutiva será un enlace crucial, asegurando que las operaciones diarias de la dirección general sean fluidas y que el director general cuente con el apoyo necesario para alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa. Se valorará la iniciativa, la capacidad de resolución de problemas, la discreción absoluta y una actitud profesional y positiva.
responsabilidades principales:
1. gestión administrativa:
gestionar la agenda del director general, programando y coordinando reuniones, citas y viajes (nacionales e internacionales), optimizando el tiempo del ejecutivo.
administrar y organizar la correspondencia (correo electrónico, cartas, memorandos), filtrando y priorizando la información de manera eficiente y discreta.
preparar y redactar informes, presentaciones, documentos y comunicados, asegurando la calidad y la precisión de la información.
gestionar y mantener los archivos y la documentación en formato físico y digital, garantizando la confidencialidad y el acceso rápido a la información.
realizar compras de suministros de oficina y gestionar el inventario, optimizando los recursos.
administrar y coordinar las llamadas telefónicas, tomando mensajes y dirigiéndolas al director general o a los interlocutores adecuados de manera profesional.
2. apoyo ejecutivo:
realizar investigaciones y recopilar información relevante para apoyar la toma de decisiones estratégicas del director general.
preparar informes y presentaciones a partir de datos y análisis, con un enfoque en la precisión y la claridad.
participar en reuniones clave, tomar minutas detalladas y hacer seguimiento a las acciones acordadas, asegurando el cumplimiento de los plazos.
coordinar y organizar eventos y reuniones internas y externas, incluyendo la logística, la comunicación y la gestión de invitados.
preparar y gestionar reembolsos de gastos y facturas, asegurando la precisión y el cumplimiento de las políticas de la empresa.
3. comunicación y relaciones:
actuar como punto de contacto clave, comunicándose con clientes, proveedores, accionistas y otros interlocutores internos y externos en nombre del director general, manteniendo siempre una imagen profesional y representativa de la empresa.
mantener una comunicación efectiva y profesional, tanto oral como escrita, asegurando la claridad, la cortesía y la confidencialidad.
gestionar y dar seguimiento a las solicitudes y requerimientos del director general de manera eficiente y proactiva.
mantener la confidencialidad y el manejo adecuado de información sensible, actuando con discreción y ética en todo momento.
4. tareas adicionales:
apoyar en proyectos especiales y tareas asignadas por el director general, contribuyendo al logro de los objetivos estratégicos de la empresa.
brindar apoyo en la gestión de redes sociales (si es requerido), asegurando la coherencia de la comunicación y la imagen de la empresa.
colaborar con otros miembros del equipo para asegurar un funcionamiento eficiente de la oficina y el logro de los objetivos generales.
requisitos:
1. experiencia:
experiencia comprobada de al menos [número] años en roles de asistente administrativa, auxiliar administrativa o puesto similar, con experiencia previa reportando a altos ejecutivos.
experiencia en gestión de agendas complejas, coordinación de viajes (nacionales e internacionales) y manejo de correspondencia confidencial.
experiencia en la preparación de informes y presentaciones para la alta dirección.
2. habilidades técnicas:
dominio avanzado de microsoft office (word, excel, powerpoint, outlook).
conocimiento de software de gestión de agendas y correo electrónico.
manejo de equipos de oficina (impresoras, escáneres, etc.).
conocimiento de plataformas de videoconferencia (zoom, microsoft teams, etc.).
3. habilidades blandas:
excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, con capacidad para adaptarse a diferentes audiencias y situaciones.
organización y gestión del tiempo, con capacidad para priorizar tareas complejas, cumplir con plazos ajustados y trabajar bajo presión.
atención al detalle y precisión en el trabajo, asegurando la exactitud de la información y los documentos.
proactividad e iniciativa, anticipándose a las necesidades del director general y proponiendo soluciones.
capacidad para resolver problemas y tomar decisiones de forma independiente y efectiva.
confidencialidad y discreción absoluta, manejando información sensible con la máxima reserva.
habilidades de relaciones interpersonales y capacidad para trabajar en equipo, colaborando de manera efectiva con otros departamentos y niveles de la organización.
adaptabilidad y capacidad para aprender nuevas herramientas y software rápidamente.
ética profesional y compromiso con los valores de la empresa.
4. educación:
título de bachiller o estudios técnicos en administración de empresas, secretariado, o campo relacionado. Se valorará estudios universitarios.
5. idiomas:
dominio del idioma español (nativo o bilingüe).
conocimiento de inglés a nivel [intermedio/avanzado] (deseable).
consideraciones adicionales:
1. entrevista: prepárate para evaluar habilidades de organización, gestión del tiempo, comunicación, manejo de situaciones complejas y ética profesional.
2. pruebas: considera realizar pruebas de habilidades técnicas (microsoft office, redacción de correos, etc.)
3. discreción y confianza: la persona seleccionada debe ser capaz de mantener la confidencialidad y generar confianza con el director general.
4. adaptar el perfil: adapta esta descripción a las necesidades específicas de tu empresa, destacando los aspectos más importantes.
¡esta versión está más enfocada en las responsabilidades y el nivel de confidencialidad y apoyo que se espera de una asistente que reporta directamente al director general! #j-18808-ljbffr